공문서는 회사의 공식적인 의사표현으로서, 정확하고 간결하게 작성하는 것이 중요합니다. 공문서 작성 방법과 작성 시 유의 사항, 그리고 공문서 작성 예시와 함께 무료 다운로드를 제공합니다.
1. 공문서의 정의
▶ 공문서란 회사, 단체, 공공기관 등에서 작성하는 문서를 말합니다. 공문서는 업무의 효율적인 처리와 의사소통을 위해 필수적인 요소입니다. 따라서 정확하고 간결하게 작성하는 것이 중요합니다.
2. 공문서의 구성요소
▶ 발신
- 공문을 보내는 기관 또는 부서
▶ 수신
- 공문을 받는 기관 또는 부서
▶ 제목
- 공문의 내용을 간략하게 요약한 문장
▶ 본문
- 공문의 내용을 구체적으로 설명하는 문장
▶ 결재
- 공문을 결재하는 자의 직위, 성명, 날짜
▶ 부본(선택 사항)
- 공문을 받는 기관 또는 부서에 배포하는 문서
3. 공문서 작성방법
▶ 제목
- 공문의 제목은 공문의 내용을 간략하게 요약하여 나타내는 것으로, 최대한 간결하고 명확하게 작성해야 합니다. 예를 들어, "공사 계약 체결 요청"과 같이 작성합니다.
▶ 수신
- 수신은 공문을 받는 기관이나 사람의 이름을 기재하는 것으로, 기관의 경우 "○○구청장 귀하"와 같이 작성하고, 사람의 경우 "○○○ 님 귀하"와 같이 작성합니다.
▶ 발신
- 발신은 공문을 보내는 기관이나 사람의 이름을 기재하는 것으로, 회사의 경우 "주식회사 ○○○ 대표이사 귀하"와 같이 작성합니다.
▶ 본문
- 본문은 공문의 주된 내용을 기재하는 부분으로, 공문의 목적, 내용, 요청 사항 등을 구체적으로 작성해야 합니다.
4. 공문서 예시
▶ 제목
공문의 제목은 공문의 내용을 간략하게 요약하여 나타내는 것으로, 최대한 간결하고 명확하게 작성해야 합니다. 예를 들어, "공사 계약 체결 요청"과 같이 작성합니다.
▶ 수신
수신은 공문을 받는 기관이나 사람의 이름을 기재하는 것으로, 기관의 경우 "○○구청장 귀하"와 같이 작성하고, 사람의 경우 "○○○ 님 귀하"와 같이 작성합니다.
▶ 발신
발신은 공문을 보내는 기관이나 사람의 이름을 기재하는 것으로, 회사의 경우 "주식회사 ○○○ 대표이사 귀하"와 같이 작성합니다.
▶ 본문
본문은 공문의 주된 내용을 기재하는 부분으로, 공문의 목적, 내용, 요청 사항 등을 구체적으로 작성해야 합니다.
예를 들어, "공사 계약 체결 요청" 공문의 경우, 다음과 같이 작성할 수 있습니다.
귀청과 ○○○ 회사는 ○○○ 공사 계약 체결을 협의 중에 있습니다. 이에 따라, 공사 계약을 체결하기 위해 다음과 같이 요청합니다.
*공사 계약 내용
공사명: ○○○ 공사
공사금액: ○○○ 만원
공사기간: ○○○ 일
○ 계약 체결 방법
공사 계약서 작성 및 교환
계약금 ○○○ 만원 납부
귀청의 긍정적인 검토와 협조를 부탁드립니다.
5. 공문서 무료 다운로드
▶ 공문서 워드(DOC) 파일
▶ 공문서 한글(HWP) 파일
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